загрузка...

Не смотря на обилие современных способов передачи информации, старое доброе письмо до сих пор не потеряло свою актуальность. В современном мире, где скорость распространения информации измеряется долями секунды, деловое письмо является своеобразной улиткой. Скорость его перемещения, даже с учетом скорости самолета, намного проигрывает электронным средствам передачи информации.

Но, тем не менее, деловое письмо имеет свои безапелляционные козыри. К ним относятся представительность, возможность поставить так называемую «мокрую печать», без него невозможно представить деятельность большинства рекламных агентств.

Получая от делового партнера письмо на хорошем фирменном бланке, мы подсознательно начинаем испытывать к нему уважение. Безусловно, факс намного быстрее передаст вашу информацию, но разве вам запомнится кусок обычной факсовской бумаги.

В свете бизнеса существуют определенные правила ведения деловой переписки. В общих чертах их можно обозначить так:

- деловое письмо однозначно должно быть юридически грамотное;

- должна быть выдержана стилистика письма;

- оно должно быть написано на фирменном бланке;

- деловое письмо не должно быть двусмысленным. Мысль в нем должна быть выражена четко и, по возможности, коротко;

- вы должны четко знать особенности языка вашего делового партнера. Это поможет вам правильно составить деловое письмо.

В современной деловой практике английский язык – это универсальный язык общения. Ведение деловой переписки на английском языке обеспечит вам взаимопонимание по всему миру. Но и тут есть свои подводные камни. Разговорный и деловой английский США существенно отличается от стандартного английского Великобритании.
Правила составления деловой корреспонденции

Перед составлением любого вида делового письма (коммерческое предложение и т.д.) вы должны четко решить, что письмо – это лучшее средство для общения с деловым партнеров в данной ситуации.

Если вы все же остановились на варианте письма, то напишите его правильно. Не стесняйтесь при этом написать пару черновых вариантов, добиваясь краткости и ясности в выражениях.

Автор должен четко представлять себе цель письма. Если вам необходимо изложить несколько фактов или предложений, расположите их в четком логическом порядке. Старайтесь не растягивать деловое письмо, избегать повторений и ненужных объяснений.

Тон письма должен быть предельно корректным. Фразы и выражения должны быть отобраны с особой тщательностью. Старайтесь излагать мысли просто. Если вы пользуетесь сокращениями, то они должны быть понятны вашему партнеру.

Отправитель письма при написании не должен допускать двусмысленных выражений. Текст должен быть написан так, чтобы у получателя не возникало вопросов: что этим хотели сказать? Читающий письмо должен сосредоточить внимание на анализе информации документа, а не заниматься ее интерпретацией.

Выдержанные правила составления делового письма существенно облегчат вам общение с деловым партнером, особенно с представителем дальнего зарубежья, и поможет вам избежать возможных юридических казусов. Это очень важно, т.к. за рубежом принято обходиться без «мокрой» печати, ставя под документом только подпись ответственного лица.

Настоятельно советуем вам скрупулезно проверять те факты и информацию, которую вы предлагаете вашему деловому партнеру. Особенно это касается тех случаев, когда вы отвечаете за подачу или анализ информации, но сами ее не собирали.. Неточности, а тем более неправдивая информация, могут повредить вашей репутации или заронить сомнения в вашей чистоплотности.

Отправляя письмо, вы должны быть уверены в сроках его прихода.. Если вы сомневаетесь в сроках прихода письма, советуем вам воспользоваться электронными способами передачи информации. Данный пример актуален, например, для подачи налоговой декларации с помощью почты.

Предыдущий пункт особенно важен, если вам необходимо в определенный срок получить ответ на ваше письмо. Хотя для некоторых видов писем ответ не предусмотрен. Это, например, касается любой рекламы почтой.

Запомните пожалуйста: когда человек читает любое письмо, он подсознательно или сознательно пытается составить портрет автора письма. И только от вас зависит, какое «лицо» нарисует вам ваш деловой партнер. Это «лицо» может существенно облегчить или затруднить ваши дальнейшие отношения, ведь первое впечатление – самое сильное!

Стандартное деловое письмо состоит из нескольких частей

1.Заглавие (заголовок). В него входит адрес отправителя, дата отправления (именно отправления, а не написания), имя автора или название фирмы. Настоятельно рекомендуем вам писать письма на фирменных бланках. Предпочтительно, чтобы конверты также были фирменные, созвучные по стилистике с фирменным бланком. Если вы отправляете вашу корреспонденцию за границу, потрудитесь продублировать ваш заголовок на английском языке.

Для корреспонденции, отправляемой по территории страны, можно (а иногда и нужно) поставить исходящий номер. Он пригодиться для регистрации в канцелярии. Письмо, отправляемое за границу, исходящего содержать не должно, т.к. он ничего не скажет получателю. За рубежом ориентируются только на дату отправки. В этом случае нужно снабдить исходящим только копию данного письма.

Даты отправки в США и Европу немного отличаются:

Для США: месяц May

день 10

год 2010

Для Европы: день 10

месяц May

год 2010

2. Внутренний адрес. Внутренний адрес, кроме всего прочего должен содержать должность и имя получателя. В том случае, если вы не знаете имя руководителя, ограничьтесь написанием его должности. Например: «Генеральному Директору ООО «ЛТД»».

3. Обращение. Содержит обращение непосредственно к получателю письма. Например: «Уважаемый Иван Иванович!».

4. Основной текст письма. Это именно то, что вы хотите сказать получателю. О правилах составления текста мы говорили выше.

5. Заключение. В обязательном порядке содержит одно-два предложения очень позитивного характера. Это может быть пожелание успехов, поздравление с наступающими или прошедшими праздниками или просто «С уважением … (имя автора письма)».

При оформлении деловой корреспонденции просим запомнить, что:

- все имена, адреса, обращения пишутся с заглавной буквы;

- название фирмы пишется с заглавной буквы. Если название фирмы состоит из нескольких слов, с заглавной буквы пишется каждое слово;

- название должности пишется с заглавной буквы. Если название должности состоит из нескольких слов, с заглавной буквы пишется каждое слово;

- название объекта переписки пишется с заглавной буквы (Проект, Маркетинговое Исследование, Договор, Коммерческое Предложение и т.д.).